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          陳鳳山:業委會,該在哪辦公?

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          陳鳳山:業委會,該在哪辦公?

          發布日期:2017-06-20 作者: 點擊:

          居住小區的業主們在建立業委會的過程中,遇到的棘手問題很多,其中之一就是難以在小區里找到開會和辦公的固定場所。


           

          無論是在發起籌備業主大會的階段,還是在業委會選舉成功之后,讓物業公司提供一間業主們開會議事用的辦公室,在業主們看來都是順理成章的要求。但事實上,在籌備階段就有固定房間供業主們開會議事的小區,幾乎沒有。物業公司的拒絕理由也很干脆——法律上確實沒有規定在籌備階段提供辦公地點。這樣的回答,也確實讓業主們有苦說不出。可是,業委會在備案后還是無法獲得辦公室,不能掛牌為業主們服務,就無論如何都讓業主們想不通了。


           

          一、無法落地的業委會


           

          經歷過辛苦籌備建立起來的業委會,在準備開展工作時,往往首先會遇到一個棘手的問題——在哪里辦公?從現有的法律法規規定看,業委會辦公用房通常從物業管理用房中分配,但當業委會要求開發商或物業公司提供辦公室時,卻常不能如愿獲得。


           

          有些小區的物業公司比較通情達理,接到業委會的函件后,會提供一間辦公室。這樣,業委會開會或與業主交流時就有了固定的場所。有些小區的物業公司則會以各種理由拒絕,業委會無奈只好求助于居委會,希望能借處辦公地點;若居委會也不樂于提供,則只有在業委會委員家里小區周邊的咖啡廳里開會。


           

          此時,這些沒有固定辦公地點的業委會,常被戲稱為小區里的“流亡政府”。 他們即將被迫開始向開發商和物業公司維權,以求“討個公道”。北京市海淀區燕語清園小區從2005年底開始入住,物業公司在開發商提供的場所辦公,但年間并不固定。2009年業委會成立,向開發商尋求辦公地點未果,業委會感到其中必有蹊蹺。在從建委、規劃委等相關部門查詢到,物業管理用房、社區服務 用房被規劃在10、11號樓后,業委會于2011年6月向海淀區法院提起訴訟。2012年11月,海淀區東升法院以“業委會有責任對提出的訴訟請求或反駁對方訴訟請求所提供證據的事實加以證明,且業主未就涉訴房屋支付相應對價”為由, 駁回了訴訟請求。12月4日,燕語清園業委會已經提出上訴,為取得屬于全體業主的物業管理用房而繼續努力。1


           

          在成都金色花園小區,業委會要回物業管理用房并設立業委會辦公室,是通過信訪方式解決的。2009 年小區迎來了第二任物管公司。不但業委會沒有辦公地點,物業公司也只能由業委會每年支付3萬余元租借辦公室。2011年5月開始,小區兩位老人——第二屆業委會的王啟常主任和王申榮委員開始到成都市規劃局查閱檔案,隨后發現在金色花園的規劃設計圖中,8幢1單元標有“底層架空居委活動用房20平方米”的字樣。但是在金色花園 2003 年交房后,這個“活動用房”被變更為住宅出售了。想到打官司需要支付律師費,還可能走漫長的司法程序,兩位老人決定向政府“求救”——在1年時間里通過4次面談、多份證據材料、幾十次的來回奔波,終于在市房管局的督促下,于2012年9月17日與開發商簽訂合同,收回這間近200平方米的業主用房。 根據合同約定,開發商應該在2013年1月15日前,把金色花園A區14幢1單元 樓的面積為 197.62 平方米的房屋交付給業委會作為物管用房長期使用。業委會決定,等房子正式交付后,除去留出供業主活動的地方,物管和業委會也將各自擁有辦公的地方。懸在業委會心里的一塊石頭終于即將落地,金色花園小區的業主自治進程也將進入新的階段。


           

          二、業委會辦公室屬于物業管理用房的一部分


           

          在前面兩個小區的經驗中可以發現,業委會向開發商和物業公司要求辦公地點未能如愿時,都是通過查閱小區的規劃文件,確定了小區物業管理用房的規劃面積和位置,然后開始通過訴訟或信訪主張權利的。那么,業委會辦公室和小區物業管理用房之間,到底是什么關系呢?如果開發商和物業公司以《物業管理條 例》沒有明確規定業委會辦公用房如何確定來拒絕業委會的要求,業委會又該如何講清其中的法理依據并查找證據呢?


           

          無論是1994年建設部頒布的《城市新建住宅小區管理辦法》,還是同年頒布的《深圳經濟特區住宅區物業管理條例》,都沒有規定業主自治機構應該如何設置辦公地點。2003年頒布的國務院《物業管理條例》,雖然是國內第一部規范物業管理行為的國家層面的專門法規,也僅是規定“建設單位應當按照規定在物業 管理區域內配置必要的物業管理用房”和“物業管理用房的所有權依法屬于業主”, 以及“物業服務合同終止時,物業管理企業應當將物業管理用房……交還給業主 委員會”,仍沒有規定業委會辦公地點如何解決。


           

          2004年,成都市在全國首次明確“物業管理用房包括物業辦公用房、物業清潔用房、物業儲藏用房、業主委員 會活動用房等”(《成都市物業管理用房規劃建設管理若干規定(試行)》)。此后, 一些省市才開始逐漸在地方立法和制定政策時,明確業委會辦公用房從物業管理用房中調配。如《關于實施<上海市住宅物業管理規定>的若干意見》就明確規定, “業主委員會用房,不低于建筑面積30平方米。配置的物業管理用房應當為地面 以上的獨用成套房屋,并具備水,電等基本使用功能?!薄渡蜿柺凶≌飿I管理規 定》也做出規定:“建設單位應當按照不低于物業總建筑面積0.3%的標準配置物業管理用房,但總面積不得低于150平方米。其中,物業辦公用房和業主委員會 辦公用房應為地面以上的成套房屋,具備水、電、供熱等條件?!钡€有一些省市沒有相關規定。


           


           

          迄今為止,下面兩個問題仍在時不時地困擾著建立起業委會的小區業主:


           

          1.正如業主們所熟知的,在小區入住時,物業管理用房通常被開發商移交給其聘用的物業公司。而物業公司也就一間不剩地全部使用了。業委會建立起來后要求提供物業用房時,物業公司往往捉襟見肘無房可騰。這個問題,實際上來自于地方立法和政府制定居住小區規劃建設規范時,就沒有將物業管理用房和業委會辦公用房嚴格區分開來。而一旦因為物業公司無房可騰或心有不滿時,則矛盾即變得一觸即發。


           

          2.由于前期物業公司往往是開發商的下屬或關聯公司,其中一些并不愿業主們建立起業主委員會來監督自己。因此,它們往往會以各種方式給業主們籌建業主大會和業委會的行動制造麻煩。而令業委會在小區里無法開門辦公,則是“殺手锏”之一;或者是提供一個極為不便的地點給業委會。其理由不外乎幾點:其一,稱小區的物業管理用房屬于開發商所有;其二,稱小區沒有合適的地點,于是將業委會辦公室安排在樓棟頂層或地下室,讓業主們難以尋覓業委會的“蹤 跡”。


           

          遇到類似的情況,業主和業委會該如何應對呢?


           

          三、如何尋求法律支持


           

          先看一段搜房網上對于如何確定業委會辦公室的解答:“法律沒有規定房地產公司必須配備業委會辦公用房,業委會的用房一般都是以小區業主會所或活動房為業委會辦公用房,因小區業委會不是正式有日常辦公的機構,而是由小區業主選舉出來為小區各公共事項,或與物業公司及相關單位進行協調的義務團體, 所以一般也沒有什么固定的辦公場所?!?。1


           

          這段解答有幾個錯誤之處。


           

          其一,盡管法律沒有規定開發商必須配備業委會辦公用房,但物業管理用房屬于全體業主,以作為處理小區物業管理事務的辦公地點。而業委會的工作既包括組織業主們對小區事務討論和議事,也包括對物業服務進行日常監督。而這些也都屬于物業管理范疇。這位人士的錯誤在于,將物業管理等同于物業公司對小區進行管理,從而將物業管理用房的使用權排除出了業委會辦公的范疇。


           

          其二,認為“小區業委會不是正式有日常辦公的機構,而是由小區業主選舉出來為為小區各公共事項,或與物業公司及相關單位進行協調的義務團體,所以一般也沒有什么固定的辦公場所”。事實上,越來越多的小區業主、 社會人士和政府官員已經認識到,業委會是小區物業管理事務得以正常開展的中樞。雖然業委會委員基本上均由業主在業余時間擔任,但業委會有很多文件、檔案要保存,要經常組織會議并和業主交流。這都需要固定的辦公地點。


           

          為了明確業委會的辦公地點在小區內如何確定,業主們要做好各種準備工作。首先,在起草小區《管理規約》《業主大會議事規則》的時候,一定要在其 中寫明“業主大會及業主委員會辦公用房在業主大會成立后,由業主委員會根據實際需要從物業管理用房中確定。前期物業公司應該予以配合?!?/span>規約和規則在 獲得一半以上業主同意之后,就會對小區的業主共有產權部分的使用產生規范作 用。其次,一定要在業委會備案后,去當地的規劃、建設和房屋管理等政府部門, 去查閱并復制本小區的規劃文件、圖紙和竣工驗收圖紙,上面都會有標注物業管理用房的具體位置。


           

          但是,還是會有很多意外發生。比如,小區圖紙上對物業管理用房標注不清或沒有標注。此時,就需要請律師或專業人士幫助通過訴訟解決了。而在啟動訴訟之前,取得相應的證據和法律依據,是重中之重。特別需要提醒的是,即使圖紙上沒有標注物業管理用房的位置,也可以依據國家強制標準《城市居住區規劃設計規范》要求開發商提出相應的賠償要求。


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